Sie kennen vielleicht dieses einfache, in den 60ern der Nachrichtentechnik entliehene Sender-Empfänger-Modell, um Kommunikation und mögliche Störungen zu erklären: Ein Sender S sendet auf einem Kanal K (Licht, Schallwellen, Papier o.ä.) einen Text T (Mimik/Gestik, Sprache, geschriebener Text) zum Empfänger E. Meist wird gesagt, die übermittelte Information befinde sich in T. Dies ist aber nur zu einem Drittel richtig, denn  bevor die Information übermittelt werden kann, muss sie im Kopf von S vorhanden sein / entstehen, und sie muss im Kopf von E ankommen und dort in irgendeiner Weise verstanden werden.
Diese Tatsache wird gerne vergessen. Und so wundern wir uns oft, dass uns der/die andere ’nicht versteht‘ oder gar behauptet, wir hätten eine bestimmte Sache nicht oder anders gesagt. Die Abhilfe ist vom Prinzip her recht einfach: Gehen Sie in Zukunft davon aus, dass E prinzipiell hört, was er hören kann und will. Dass das, was E hört , möglicherweise etwas ganz anderes ist, als was Sie sagen. Denn Kommunikation entsteht vor dem Hintergrund von individuellen Werten, Wissen, Vorerfahrungen, Vorannahmen und auch Kommunikationsbereitschaft.
Schauen Sie sich dazu einmal folgendes Schaubild an:

T ist in diesem Fall Baum (i₂). In S’ Kopf entsteht das Bild einer Tanne (i₁), während in Es Kopf das Bild eines Laubbaumes entsteht (i₃). S und E haben also unterschiedliche Interpretationen von dem Wort Baum. Zugegeben: Auf den ersten Blick mag das noch nicht allzu problematisch erscheinen, doch solch unterschiedliche Interpretationen können leicht zu handfesten Missverständnissen mutieren. Wer hat nicht schon einmal komplett an seinem Gesprächspartner vorbei geredet?
Wenn Sie also sicher stellen wollen, dass im Kopf von E möglichst das ankommt, was in Ihrem Kopf ist, helfen diese Regeln:

1. Überlegen Sie, vor welchem persönlichen Hintergrund Sie etwas sagen wollen.
2. Überlegen Sie, in wie weit der persönliche Hintergrund von E sich von Ihrem unterscheiden könnte.
3. Formulieren Sie T möglichst, so, dass er zum persönlichen Hintergrund von E passt.